Accord de sous-traitance des données

1. Les traitements confiés

Medicalerte est composé de modules. Seuls les modules réellement utilisés par l'établissement donnent lieu à un traitement : un module qu'il n'ouvre pas ne reçoit aucune donnée. Chacun est décrit séparément ci-dessous, avec ses propres données et sa propre durée de conservation. La durée de chaque traitement est celle de l'abonnement, puis le temps de la restitution et de la destruction prévues à l'article 9.

1.1 Rappels de rendez-vous

Objet

Rappeler aux patients leurs rendez-vous par SMS et par appel automatique, recueillir leurs réponses et informer l'équipe de l'établissement des confirmations et des annulations.

Personnes concernées

Les patients de l'établissement, et les membres de son équipe qui utilisent le service.

Données

Nom, prénom, numéro de téléphone, date, heure et lieu du rendez-vous, praticien, notes éventuelles saisies par l'équipe, réponses aux SMS et aux appels, opposition exprimée.

Nature des données

Un rendez-vous auprès d'un professionnel de santé révèle une information sur la santé : ces données relèvent de l'article 9 du RGPD et sont hébergées chez un hébergeur certifié pour les données de santé.

Conservation

À compléter : durée de conservation des rendez-vous et des réponses

1.2 Assistance à la cotation

Objet

Aider l'équipe de l'établissement à établir la cotation des consultations : lire les comptes rendus qu'elle dépose, y repérer les actes réalisés, proposer la cotation correspondante, et conserver la cotation validée par un membre de l'équipe. La décision de coter appartient toujours à l'établissement.

Personnes concernées

Les patients dont une consultation est cotée, les praticiens nommés dans les comptes rendus, et les membres de l'équipe qui valident les cotations.

Données

Nom, prénom et date de naissance du patient ; jour du passage, spécialité et nom du praticien ; contexte déclaré par l'équipe ; actes réalisés et actes retenus ; phrases reprises des comptes rendus de consultation qui justifient chaque acte ; codes, montants, auteur et date de la cotation validée. Les documents déposés et leur texte complet ne sont jamais conservés.

Nature des données

Données concernant la santé (article 9 du RGPD), chiffrées avec une clé propre à l'établissement et hébergées chez un hébergeur certifié pour les données de santé.

Conservation

À compléter : durée de conservation des consultations cotées

1.3 Contrats de l'équipe

Objet

Aider l'établissement à préparer les contrats de travail et de remplacement des membres de son équipe, et conserver le texte figé des contrats prêts ou signés.

Personnes concernées

Les praticiens et les membres de l'équipe de l'établissement, salariés ou remplaçants. Aucune donnée de patient.

Données

État civil et coordonnées, nationalité et titre de séjour, numéro de sécurité sociale, diplôme, spécialité, numéros RPPS, ADELI, Ordre et licence de remplacement, statut, dates d'arrivée et de départ, réponses aux questions du contrat et texte figé du contrat.

Nature des données

Données d'identité et données sociales, dont le numéro de sécurité sociale : il figure au registre du personnel et sur les déclarations de paie que l'établissement doit conserver. Il reste absent de l'interface, du contrat imprimé et des journaux.

Conservation

Durée réglée par l'établissement dans le module (1, 2 ou 3 ans, trois ans par défaut), comptée depuis la fin du contrat ; un contrat en cours n'est jamais supprimé. Chaque contrat se télécharge sur le poste de la direction, et l'archive de restitution rend l'ensemble des fiches et des contrats.

2. Instructions de l'établissement

Le sous-traitant ne traite les données que pour fournir le service, selon les instructions documentées de l'établissement : le contrat et les réglages qu'il effectue dans son espace (textes des messages, horaires, étapes activées). Il n'utilise les données à aucune autre fin, ne les vend pas et ne s'en sert pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. S'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation, il en informe immédiatement l'établissement.

3. Confidentialité

Seules les personnes du sous-traitant qui en ont besoin accèdent aux données, dans la limite de ce besoin. Elles sont soumises à une obligation de confidentialité.

4. Sécurité

Le sous-traitant met en œuvre les mesures suivantes (article 32 du RGPD) :

• hébergement chez un hébergeur certifié pour les données de santé ;
• chiffrement des échanges, et chiffrement des noms, numéros et notes des patients avec une clé propre à chaque établissement ;
• cloisonnement des établissements au niveau de la base de données : un établissement ne peut jamais lire les données d'un autre ;
• comptes nominatifs, rôles et permissions définis par la direction de l'établissement, code de vérification sur tout appareil inconnu, sessions limitées dans le temps ;
• journal d'activité scellé, qui ne peut être ni modifié ni effacé ;
• limitation des tentatives de connexion et secrets des liaisons opérateurs conservés uniquement sous forme d'empreinte.

5. Sous-traitants ultérieurs

L'établissement autorise le recours aux prestataires ci-dessous. Chacun est lié par un contrat qui lui impose les mêmes obligations de protection des données.

Tout ajout ou remplacement est annoncé par email au moins trente jours à l'avance. L'établissement peut s'y opposer en résiliant sans frais avant cette date. Les transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Droits des patients

Le service applique automatiquement l'opposition d'un patient qui répond STOP. Pour toute autre demande (accès, rectification, effacement), le sous-traitant aide l'établissement à y répondre, et lui transmet sans délai toute demande qu'il recevrait directement.

7. Violation de données

Le sous-traitant notifie à l'établissement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles pour que l'établissement puisse, le cas échéant, la notifier à la CNIL et en informer les patients.

8. Assistance et audit

Le sous-traitant aide l'établissement à garantir la sécurité du traitement, à réaliser une analyse d'impact et à consulter la CNIL lorsque c'est nécessaire. Il met à sa disposition les informations permettant de démontrer le respect de ses obligations et permet, sur demande raisonnable et avec un préavis de trente jours, la réalisation d'un audit par l'établissement ou par un auditeur tenu au secret.

9. Fin du contrat

Sur demande formulée dans les trente jours suivant la fin du contrat, le sous-traitant restitue à l'établissement ses données dans un format ouvert (CSV). Il détruit ensuite la clé de chiffrement propre à l'établissement, ce qui rend ses données illisibles dans la base, puis les supprime avec le journal d'activité de l'établissement, sauf obligation légale de conservation. Les sauvegardes, chiffrées, qui contiennent encore ces données sont effacées au fil de leur renouvellement, au plus tard À compléter : durée de conservation des sauvegardes après.

Annexe : mention d'information pour vos patients

L'établissement doit informer ses patients. Il peut reprendre, adapter et afficher ces textes (salle d'attente, site internet, confirmation de rendez-vous) ; la page d'information que Medicalerte lui fournit, à son adresse courte, reprend déjà ces mentions et s'adapte aux modules qu'il utilise.

Rappels. Pour limiter les rendez-vous non honorés, nous vous adressons un rappel par SMS et, si vous n'y répondez pas, par appel automatique. Ces rappels utilisent votre nom, votre numéro de téléphone et les informations de votre rendez-vous. Ils sont envoyés par notre prestataire Medicalerte, qui agit uniquement pour notre compte et héberge ces données chez un hébergeur certifié pour les données de santé. Vous pouvez à tout moment ne plus recevoir de rappels en répondant STOP, et exercer vos droits auprès de notre établissement.

Cotation (si le module est utilisé). Pour établir la facturation de vos consultations, nous utilisons un logiciel qui lit votre compte rendu de consultation et en conserve les phrases justifiant les actes facturés, avec vos nom, prénom et date de naissance, le jour du passage et le nom du praticien. Ce logiciel est fourni par notre prestataire Medicalerte, qui agit uniquement pour notre compte et héberge ces données chiffrées chez un hébergeur certifié pour les données de santé. Vous exercez vos droits auprès de notre établissement.